Secrétariat général de la structure ou d'un service

Traiter et diffuser le courrier et l'information

Définition de la compétence: 
Maîtriser les savoirs et savoir-faire permettant d'organiser le traitement des flux d'information de la structure ou du service, de la réception à la diffusion et l'expédition. Savoir utiliser les techniques et supports informatiques et dématérialisés.
Thématique: 
Analyser
Gérer

Organiser une réunion, un évènement

Définition de la compétence: 
Maîtriser l'organisation d'un événement, réunion, ou à plus grande échelle, manifestation, à tous les stades et sous tous les aspects : * Choix de la nature de l'événement en fonction des besoins, des capacités et des possibilités * Préparation de l'événement : planification, pilotage, élaboration des contenus, mobilisation des intervenants * Prise en compte des contraintes générales et particulières des intervenants clés et choix des dates * Exploration du besoin (capacité d'accueil, niveau de standing requis, usage des lieux) pour la sélection d'une salle et la réservation des équipements nécessaires * accomplissement des formalités * élaboration de la communication, * Planification et organisation des convocations ou invitations * Élaboration du jour J * Accueil des participants et pilotage de la logistique pendant l'événement * évaluation de la manifestation
Thématique: 
Gérer

Secrétaire, assistant administratif dans un organisme dédié la biodiversité

Famille de métier: 
Administration et soutien
Définition du métier: 
Le secrétaire ou l'assistant administratif apporte un soutien logistique à la direction ou à l'encadrement d'une structure en lien avec la biodiversité. Dans une équipe de petite taille, sa polyvalence lui permet d'assurer l'interface entre la direction et le personnel, ainsi que la gestion des questions administratives et comptables. Sa connaissance de son environnement professionnel lui permet d'optimiser la gestion des flux d'informations au sein de son organisation.

Gérer les priorités, hiérarchiser

Définition de la compétence: 
Savoir faire face à une importante charge de travail ou à la gestion d'un grand nombre de dossiers ou de tâches, savoir faire des choix et hiérarchiser les contraintes et obligations. Savoir s'adapter intuitivement aux situations par la capacité à : * repérer les priorités, * découper une mission en étape et à les planifier dans le temps, * se fixer des échéances - et les respecter, * distinguer l'important et l'urgent, * identifier les activités chronophages et improductives, * résister à la pression de demandes qui ne relèvent pas de tâches prioritaires, * se dégager des marges de manœuvre lorsque cela est nécessaire
Thématique: 
Gérer

Organiser et gérer l'archivage

Définition de la compétence: 
Maîtriser les principes et les techniques de classement et d'archivage. Elles couvrent notamment : * Les différents modes de classement (alphabétique, alphanumérique, décimal, thématique ...), leurs avantages et inconvénients et les conditions de leur bonne mise en œuvre * Les plans de classification * Les règles de classement alphabétique * la détermination des mots directeurs de classement * les règles et obligations d'archivage des documents d'entreprise ...
Thématique: 
Gérer
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